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Text File  |  1989-07-05  |  15KB  |  351 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                                       PCBilling
  5.                       Copyright 1988, 1989 -- Brad Strausbaugh
  6.                                  All Rights Reserved
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                INTRODUCTION
  11.  
  12.                PCBilling is an easy-to-use invoicing  system  designed
  13.                for  the  small  business  person who relies on billing
  14.                clients to collect revenue.  It runs on any IBM/PC, XT,
  15.                or  AT with at least one 5-1/4" floppy disk drive and a
  16.                printer that uses standard 9-1/2 by 11 continuous  feed
  17.                computer  paper.   The  only other supply you will need
  18.                are  #10  window  envelopes  commonly  found  in   most
  19.                stationary stores.
  20.  
  21.  
  22.                THE SHAREWARE CONCEPT
  23.  
  24.                If you find PCBilling a helpful tool in  managing  your
  25.                business,  please fill out the registration form at the
  26.                end of this document and send it, along with $10 to the
  27.                author.  Your registration is greatly appreciated.
  28.  
  29.  
  30.                WHAT PCBilling DOES
  31.  
  32.                PCBilling has three primary  functions  that  free  you
  33.                from  some  of  the  clerical  tasks in running a small
  34.                business.
  35.  
  36.            Invoicing:    Using a simple data entry screen
  37.                  PCBilling lets you enter billing
  38.                  information -- who your clients
  39.                  are and what they are being billed
  40.                  for -- and prints off their
  41.                  invoices.
  42.  
  43.            Monitoring:   Once an invoice is sent PCBilling
  44.                  remembers it.  If payment is not
  45.                  received within 30 days, it prints
  46.                  off a past-due notice automatically,
  47.                  and if there is no payment after 60
  48.                  days a delinquent notice is printed.
  49.  
  50.            Reporting:    You can instruct PCBilling to report
  51.                  on outstanding bills or to summarize
  52.                  receipts or receivables or bad debts.
  53.                  It's just a matter of selecting the
  54.                  report you want from the Report
  55.                  pull-down menu.
  56.  
  57.  
  58.            HOW PCBilling FILES YOUR INVOICES
  59.                                                                 Page 2
  60.  
  61.  
  62.                PCBilling maintains three data files, the invoice  file
  63.                where information on outstanding invoices is monitored,
  64.                the  receipts  file  where   receipt   and   bad   debt
  65.                information  is  kept for historical reporting, and the
  66.                header file where PCBilling keeps system information.
  67.  
  68.                The important thing to remember is that PCBilling  puts
  69.                each  new invoice in the invoice file, then moves it to
  70.                the receipts file only when payment is received or when
  71.                you flag it as a bad debt.
  72.  
  73.                          Key In Invoices
  74.                                |
  75.                                |
  76.                                V
  77.                       _____
  78.                      /     \________________
  79.                      |                      |
  80.                      |    Invoice File      |
  81.                      |                      |
  82.                      |                      |
  83.                       ----------------------
  84.                                |
  85.                                V
  86.  
  87.                          Payment Received
  88.                                or
  89.                         Flagged as Bad Debt
  90.  
  91.                                |
  92.                                V
  93.                       _____
  94.                      /     \________________
  95.                      |                      |
  96.                      |    Receipts File     |
  97.                      |                      |
  98.                      |                      |
  99.                       ----------------------
  100.  
  101.  
  102.                In the receipts file bad debts are  distinguished  from
  103.                received  invoices  by  having  no  Date Received.  The
  104.                various reports will select only the invoices  relevant
  105.                to that report.
  106.  
  107.  
  108.                GETTING STARTED
  109.  
  110.                After you've extracted BILL.ARC  you  should  have  the
  111.                following files.
  112.  
  113.                     BILL.EXE      The PCBilling program
  114.                     BILL.DOC      This documentation file
  115.                     BRUN30.EXE    Run-time module
  116.                     HEADER.DAT    PCBilling system information
  117.                                                                 Page 3
  118.  
  119.  
  120.                     INVOICE.DAT   The invoice file
  121.                     RECEIPTS.DAT  The receipts file
  122.  
  123.                Put the BILL.ARC diskett in a safe place and  use  only
  124.                these extracted files from now on.
  125.  
  126.  
  127.                THE SYSTEM DATE
  128.  
  129.                PCBilling relies on your PC's  system  date  to  assign
  130.                invoice  dates.   You  may  have  a PC that maintains a
  131.                current system date even when it is turned off.  If you
  132.                do  not,  please  set the system date with the DOS DATE
  133.                command before you run PCBilling.
  134.  
  135.  
  136.  
  137.            GETTING AROUND IN PCBilling
  138.  
  139.                To  use  PCBilling  just  put  the  diskett  with   the
  140.                extracted  files  on  it  in  dive  A,  and  enter  the
  141.                following command.
  142.  
  143.                       A> BILL
  144.  
  145.                The PCBilling banner will appear.  Just press  any  key
  146.                to  continue.   The banner will disappear and the first
  147.                item on the menu bar at the top of the screen  will  be
  148.                highlighted  in reverse video.  Notice too that a brief
  149.                help line appears at the bottom of the screen.  A  help
  150.                line  will  always  be present there and it will change
  151.                automatically as needed.
  152.  
  153.                You  can  change  the  highlighted  menu  bar  item  by
  154.                pressing  the  left  or  right arrow key on the numeric
  155.                keypad (with the Num-Lock key off) or by  pressing  the
  156.                first  letter  of  the item you want.  When the desired
  157.                menu item is highlighted press the Return key and  that
  158.                item will be invoked.
  159.  
  160.                Selecting the Report,  PrintBills  or  Setup  menu  bar
  161.                option  results  in the appearance of a pull-down menu.
  162.                Like the menu bar, the current item on  the  pull-down.
  163.                menu  is  highlighted in reverse video.  You can change
  164.                it with the up and  down  arrow  keys  on  the  numeric
  165.                keypad  or by pressing the first letter of the item you
  166.                want.  When  the  desired  item  is  highlighted  press
  167.                Return to select it.  To exit from a pull-down menu and
  168.                "stepback" to the menu bar press the Escape key.
  169.  
  170.  
  171.  
  172.                THE DEMO DATA
  173.  
  174.                For the purpose of illustration, your PCBilling  system
  175.                                                                 Page 4
  176.  
  177.  
  178.                disk   comes  with  the  invoices  and  receipts  of  a
  179.                ficticious computer system  consultant.   This  example
  180.                will  be  helpful  when  you  first  go  through  these
  181.                instructions.  You can run  reports,  update  invoices,
  182.                etc,  without fear of losing important data.  Remember,
  183.                you can always create a new  copy  from  your  original
  184.                BILL.ARC diskett.
  185.  
  186.                Later, when you are ready to enter your  own  invoices,
  187.                you  can  invoke  the Setup option from the menu bar to
  188.                clear the demo data from the PCBilling database.   Just
  189.                how to do that will be explained in the Setup section.
  190.  
  191.  
  192.                REPORTS
  193.  
  194.                PCBilling comes complete with six standard reports.  To
  195.            create a report just invoke the Report  option from the
  196.                menu bar and  select  the  report  you  want  from  the
  197.                pull-down menu.
  198.  
  199.                The year-to-date reports will